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Bienvenidos a nuestro espacio de comunicación en el que le presentamos información que esperamos sea de su interés. Ramón Lleonart.

Normativa de los libros de registro obligatorios

La ya extensa regulación normativa en esta materia hace necesario dar un repaso con profundidad a las obligaciones formales que derivan de su correcta aplicación, por lo que debemos considerar los siguientes aspectos:

 

1)    Libro-registro de ingresos y ventas.

 Orden Ministerial 04-05-1993. Establece que deben hacerse constar los siguientes datos:

  • Número de la anotación.
  • Fecha de devengo de cada ingreso conforme al criterio de imputación temporal adoptado.
  • Número de factura o documento equivalente en que se recoge el ingreso.
  • Concepto e importe del ingreso, con separación del IVA devengado o -en el Régimen Especial de Agricultura y Pesca- de la compensación reintegrada. Cuando no exista obligación de emitir factura se podrá realizar un asiento resumen diario que recoja todas las operaciones por las que no ha sido obligatorio expedirla. Ese asiento resumen contendrá, como mínimo: el número de anotación, fecha, referencia a que se trata de un asiento resumen y el importe total, con separación del IVA devengado global. En el caso de agricultores y ganaderos se anotarán las subvenciones e indemnizaciones recibidas.

Orden HAC/773/2019: determina el siguiente contenido:

  • Número de factura y en su caso la serie. Si no hay obligación de emitir factura, los ingresos se numerarán correlativamente con el número que corresponda en cada caso.
  • Fecha de expedición de la factura y de realización de las operaciones, si es distinta.
  • Nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del destinatario. Novedad: a partir de 2020 será obligatoria la identificación del destinatario.
  • Concepto y desglose de los conceptos igual al que haya en el último modelo del IRPF (modelo 100).
  • Importe de la operación y, si la operación está sujeta al IVA, también la base, tipo y cuota de dicho Impuesto. Una misma factura puede anotarse en varios asientos correlativos si incluye operaciones a tipos impositivos diferentes.
  • Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del IRPF, constará el tipo de retención practicado y el importe retenido por el destinatario de la factura.
  • Se precisa que cabe hacer un asiento resumen diario cuando se trata de operaciones en las que no existe obligación de identificar al destinatario. En estos casos constarán los números inicial y final de las facturas, su fecha de expedición, la indicación de que es un asiento resumen diario y, si hay sujeción al IVA, la base, el tipo y la cuota global desglosando, en su caso, los importes correspondientes a cada uno de los distintos tipos impositivos. Si no hay sujeción al IVA constará el importe de la operación.
  • Las facturas rectificativas se anotarán por separado, consignando el número de la factura expedida, la fecha de expedición y la de realización de las operaciones, si fuere distinta, la identificación del cliente, la base imponible, tipo impositivo y cuota.
  • Sujetos pasivos a quienes se aplica el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca en el IVA: deben constar también las subvenciones corrientes y de capital, las indemnizaciones y separadamente las compensaciones obtenidas propias de dicho régimen especial.

 

2)    Libro-registro de compras y gastos. Deben hacerse constar:

  • Número de anotación.
  • Fecha de producción del gasto, con arreglo al criterio de imputación temporal adoptado.
  • Nombre y apellidos o razón social del expedidor.
  • Concepto.
  • Importe de la compra o del gasto, con separación del IVA soportado.

Orden HAC/773/2019: se señala el siguiente contenido:

  • Número de factura y, en su caso, la serie. Si no hay obligación de reflejar el gasto en factura, los gastos se numerarán correlativamente con el número de recepción que corresponda en cada caso.
  • Fecha de expedición de la factura o documento justificativo de que se trate, así como la fecha de realización de las operaciones si fuere distinta.
  • Nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del obligado a su expedición. A partir de 2020 será obligatorio identificar al destinatario.
  • Concepto del gasto, con un desglose igual al que haya en el último modelo del IRPF (modelo 100).
  • Si la operación está sujeta al IVA también deberá hacerse constar la base imponible, tipo y cuota, pudiéndose anotar la misma factura en varios asientos correlativos si incluye operaciones a tipos impositivos diferentes.
  • Importe del gasto deducible en el IRPF.
  • Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del IRPF, se determinará separadamente el tipo de retención y el importe retenido.
  • Las facturas rectificativas se anotarán por separado, consignando el número de la factura expedida, su fecha de expedición y de realización de las operaciones, si fuere distinta, la identificación del proveedor, base imponible, tipo impositivo aplicado y cuota.
  • Se contempla también la posibilidad de hacer un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se harán constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un único proveedor, la suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo, la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, IVA no incluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, IVA no incluido.

 

3)    Libro-registro de bienes de inversión. Deben registrarse de forma individualizada los elementos del inmovilizado material e intangible, así como las inversiones inmobiliarias afectas a la actividad económica, detallando:

  • Número de orden.
  • Descripción del bien o elemento, con todos los datos que permitan su identificación.
  • Valor de adquisición.
  • Fecha de puesta en funcionamiento o comienzo de utilización, para el inmovilizado material e inversiones inmobiliarias, o fecha de su otorgamiento o adquisición, para el inmovilizado intangible y la cuota de amortización correspondiente.

 

4)    Libro-registro de provisiones de fondos y suplidos. En este libro-registro, dirigido a quienes ejercen determinadas actividades profesionales, deberán consignarse:

  • Número de orden.
  • Naturaleza de la operación (provisión o suplido).
  • Fecha de producción o pago.
  • Importe.
  • Nombre y apellidos o razón social del pagador de la provisión o perceptor del suplido.
  • Número de factura en que se refleje la operación

 

Normas generales.

Las operaciones deberán estar registradas antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados. Las anotaciones han de realizarse por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que, posteriormente se encuadernarán y formarán el libro-registro. Se harán anotaciones por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras totalizándose en todo caso por trimestres y años naturales.

Los libros registro que se cumplimenten a efectos de dar cumplimiento con las obligaciones registrales del IRPF, sólo serán válidos para el IVA si, además, cumplen con los requisitos establecidos en el Reglamento del IVA. Es importante tener presente que cuando se haya optado por ello o cuando se trate de sujetos pasivos que declaran con periodicidad mensual, desde el 1 de julio de 2017 los libros registros del IVA han de cumplimentarse a través de la sede electrónica de la AEAT mediante el suministro inmediato de información electrónica de los registros de facturación.

Desde el 01-01-1998 no existe obligación de diligenciado de los libros-registros previstos en el Reglamento del IRPF (ventas e ingresos, bienes de inversión, compras y gastos y provisiones de fondos y suplidos), con independencia del diligenciado en el Registro Mercantil de los Libros Oficiales de contabilidad exigidos por el Código de Comercio.

Los libros podrán llevarse por medios informáticos, a condición de que se conserven, durante el período de prescripción, los ficheros y documentos exigidos por el apartado 3 de la Orden Ministerial 04-05-1993 y el artículo 9.3 de la Orden HAC/773/2019), esto es:

  • Ficheros de datos, tanto históricos como maestros, generados por sus aplicaciones informáticas, de los cuales deriven los libros.
  • Ficheros de programas fuente, con los cuales se procesan los ficheros de datos anteriores.
  • Todos los ficheros, programas y documentación necesarios que permitan la reconstrucción total del camino de auditoría informática del sistema de información del contribuyente. Tales ficheros y documentos podrán ser examinados por la Administración tributaria, de acuerdo con los artículos 136.2.c), 142 y 162 Ley General Tributaria.

Cuando se realicen diferentes actividades económicas se podrán llevar libros independientes por cada una de ellas, consignando en la primera página, cuando no se lleven de forma electrónica, de qué actividad se trata.

La Orden HAC/773/2019 señala que es válida la anotación en hojas encuadernables. Las anotaciones en los libros se realizarán:

  • por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras o raspaduras,
  •  totalizadas por trimestres y años naturales;
  • los errores u omisiones deben salvarse inmediatamente que se adviertan.
  •  Los folios de los libros deben estar numerados correlativamente, dejando en blanco el primer folio, inmediatamente siguiente a cada período impositivo y anulando los demás espacios en blanco.
  • En el libro registro de ingresos y ventas debe consignarse el número de anotación, la fecha de devengo de cada ingreso conforme al criterio de imputación temporal adoptado y el número de factura o documento equivalente en que se recoge el ingreso, con separación del IVA devengado

En caso de fuerza mayor operará la exención de la responsabilidad derivada de las obligaciones formales, como la de conservar y aportar aquellos documentos afectados por el incendio; sin embargo, se deberá cumplir con la obligación tributaria, que subsiste en todo caso. El contribuyente deberá llevar a cabo la reconstrucción de los libros y, en caso de no poderlo hacer, resultaría de aplicación el régimen de estimación indirecta de bases, de conformidad con lo previsto en el artículo 53 de la Ley General Tributaria.

Para aquellos contribuyentes que no estén obligados a llevar contabilidad mercantil y realicen actividades económicas determinando el rendimiento de ellas en régimen de estimación directa, en cualquiera de sus dos modalidades, la deducibilidad fiscal de sus gastos se encuentra condicionada a la previa contabilización o registro de los mismos en los libros a cuya llevanza les obliga el Reglamento del IRPF, aunque lleven su contabilidad aplicando el Plan General de Contabilidad y confeccionando los libros que dicho Plan establece (más trabajo para llegar al mismo puerto de destino).

AGOSTO 2019